m.servis | piše Aljoša Japundžić

Moram priznati, izrazito sam neorganiziran i zbog toga često patim. Kada si takav, “obavljati posao” vrlo je teško. Kažem “obavljati posao” jer to razlikujem od raditi. U ovo prvo ulazi puno više stvari i disciplina. Kombinirati poslovno i privatno nije teško - to je nemoguće.

Budući da sam obiteljski čovjek, imam ženu, klinca i sve što ide s tim, a trudim se imati i nekakav društveni život iako mi to u zadnje vrijeme ne uspjeva, nedavno sam odlučio da ću si uvesti radno vijeme, te da ću od poslovnih obaveza osloboditi nedjelju, a po mogućnosti i veći dio subote. Za one koji su negdje zaposleni to je često sasvim normalna situacija, ali kada vodite svoj posao često ga poistovjećujete s vlastitim životom. I onda žonglirate poput nekog nespretnog pajaca. Naravno da djelići života padaju na sve strane i međusobno se isprepliću. Žonglerska točka je koma!

I tako, jednog dana (nedavno) pada odluka: želim biti efikasniji u poslu, želim biti efikasniji u privatnom životu. Dakle, potrebna mi je organizacija, što u mom slučaju nije nimalo jednostavna odluka. Eh, trebao bih otprilike opisati što sve spada u moje radne obaveze. Dakle, vodim firmu Ideš komunikacije i trenutačno brinem i o administraciji, financijama, honorarima, troškovima, režijama… svakodnevno više sati uređujem i opremam tekstove koji izlaze na Idesh! Magazinu, ako stignem, poneki tekst i napišem. Neko vrijeme ode i na čistu kreativu i ponešto na koordinaciju (planiranje, kontanje), redakcijski rad. Ideš komunikacije radi i za klijente, pa i toga bude dosta u jednom radnom danu - treba servisirati klijenta, prosljeđivati zadatke, kontrolirati suradnike, dogovarati suradnju… Radimo i na novim projektima, pa i to spada u svakodnevnu šljaku. Trenutačno je jedan pri kraju, pa već pripremam i tekstove… a tu su još i neke povremene gaže, puno rada na unaprijeđenju Idesh! Magazina, CMS-a koji ga pogoni, pregovora o nekim novim poslovima i suradnjama… Uh!

Dakle, kako sam sam sebi pomogao? Pokušao sam si isprogramirati dan. Taj moj dan počinje, traje i završava držeći se nekih osnovnih načela:

Počinjem rano: Otkad mi se rodio sin, naučio sam se rano ustajati. Dok je bio manji, već negdje oko šest ujutro. Tada sam, iz dosade zapravo, započinjao svoj radni dan, a tada često ne bih niti otišao u ured koliko sam se ufurao u kućni rad.
Oke, sad je to već neka druga priča, ali tada sam naučio koliko je bitno početi rano. I danas se toga držim i na posao krećem što ranije, a jutarnju kavicu skraćujem i ostavljam si više vremena za kasniju kavicu.

Jutarnja organizacija - nakon kavice i novina, počinjam planirati dan. Dugo sam se trudio naviknuti se na neku aplikaciju koja bi mi pomogla u organizaciji obaveza, ali niti jedna mi ne odgovara. Moje potrebe su skromne, tijekom dana uglavnom nemam puno sastanaka, pa mi je relativno lako organizirati vrijeme.
Dakle, odustavši od suvremenih pomagala, držim se papira. U ponedjeljak uzmem list papira i podijelim ga na polja, odokativno i neuredno, ali korisno. Pogađate, svako polje je jedan dan. Na početku tjedna odredim prioritete i podijelim ih po danima. Kasnije, svaki dan određujem dnevne zadatke. Kako koji riješim, prekrižim ga. Na kraju dana, neodrađene rezultate prebacujem u sljedeći, a tijekom dana dodajem one koji “ulete”.

Padobranci - oni su najveća ugroza efikasnom danu. Znate koji su ti, oni koji tijekom dana uljeću: “daj mi ovo, riješi mi ono, ajde to ti je pet minuta i slični”. To nikad nije pet minuta, to nikad nije tek tako, i ako se date cimati, to se stalno dešava. Dakle, padobrance treba znati dočekati. Uglavnom, ovisno o hitnosti, valja im odmah dati do znanja da će morati malo pričekati. Onda im lijepo nađete mjesta na onom popisu, upiknete ih tamo i tu čekaju svoj red.

Mejlanje - zna oduzimati jako puno vremena. Ukoliko iste sekunde odgovarate na svaki mejl, ili ga samo pročitate bez odgovaranja, izgubit ćete nešto vremena, ali što je još gore, prekinut ćete ono što radite, izgubiti nit…
Zato sam ja isključio mail notifier i mejlove provjeravam u pauzi ili kad odlučim poslati neki. Tada eventualno odgovorim na neki hitni ili kratki mejl, a one koji traže nešto više vremene označim zvjezdicom i obradim kasnije, kada imam vremena. Osobni mejlovi uglavnom ostaju za kraj radnog dana.

Surfanje - jedno surfanje ujutro, ono blogariat, netwibes, statistike, mejlovi… tijekom radnog vremena eventualno ako me nešto baš zanima, i onda još jedno malo dulje pred odlazak kući. Treba obuzdati surfanje.
Dosuše, često odlazim provjeriti kakva je situacija na Idesh! Magazinu, ali to spada u posao :)

Radno vrijeme - treba ga strogo odrediti. Naravno, nećete ga se uvijek moći pridržavati, ali ukoliko, osim poslovnog, priželjkujete obiteljski i društveni uspjeh, ne smijete biti robom poslu. Ja se zaista trudim da negdje u 17:30 zgasim komp i odem kući.
Naravno, nakon što mali ode u krpe, što je oko osam, provedem još sat, sat i pol za računalom, uglavnom malo prosurfam, ali obavim barem jednu stvar vezano uz posao.

Rokovi - da bi ostvario neke od gore navedenih stvari, moram definirati rokove za svaki posao. Rokovi prije svega moraju biti realni, i određeni imajući na umu prosječno dnevno radno vrijeme i druge obaveze. Realan rok uvijek je bolji o ambicioznog. Ako realno procijenite svoje mogućnosti, posao će biti gotov na vrijeme i klijent će biti zadovoljan.
Naravno, često ima onih poslova koji trebaju biti gotovi jučer. Što tada? Najbolje je radni dan produljiti za sat, dva i ubaciti nedjelju, ali opet nikako ne valja raditi do kasno i oduzimati previše od sna i privatnog života. Pospani i depresivni nećete nikome biti od koristi.

Količina posla - Uvijek treba dobro promisliti koji posao uzeti, a koji odbiti. Na jedan dobar ide gomila loših poslova. Loši poslovi će vas umoriti i rastegnuti će se unedogled. Nećete ih dobro obaviti jer ste loše birali, pristali ste na nerealne uvjete, možda je klijent problematičan, možda tom poslu jednostavno niste dorasli… Bezbroj je razloga zašto neki posao postaje “loš posao”.
Prava je vještina već na početku identificirati poslove koji će vam zagorčati život i jednostavno ih odbiti ili prepustiti nekom drugom.

Ok, ovo je već predug post kojeg ću nastaviti drugom prilikom… kada mi raspored dozvoli ;)